Power BI általános bemutatása

Élet az Excel után - Power BI grafikonok készítése

Sokaknak idegenül cseng a BI rövidítés, ugyanígy a Power-t sem tudják hová tenni. Ezen az oldalon elmagyarázzuk, mi ez az új trend, ami nemrég kezdett hódító útjába a cégek irányítása terén. Mindezek mellett bemutatjuk néhány példán keresztül, a gyakorlatban mire tudja használni a grafikon- és dashboard-készítést akár egy kisvállalat, akár egy multinacionális cég vezetése.

A lentiekben a Power BI működését mutatjuk be. Ha a konkrét mintaprojektekre kíváncsi, a következő link egyenesen odaviszi:

Power BI mintaprojektek, megvalósult riportok

A BI a Business Intelligence rövidítése, szó szerint üzleti intelligenciát jelent, de köznapi nyelven azt takarja, hogy hogyan lehet a cégnél gyakran ezres-tízezres adatsorokat könnyen értelmezhető, vizuális grafikonokká, ábrákká, táblázatokká alakítani. Rengeteg adat termelődik még egy kis cégnél is, és pont ezért ezt átlátni, az aktuális folyamatokat felismerni nem könnyű.

Maga a kérdés egyszerű: a cégem jó vagy rossz irányba megy? A választ megadhatja a kontrolling csapat 5 napos számolgatás után - vagy egy Power BI grafikon egy gombnyomásra.

A fentiek persze teátrálisnak hangzanak, de a valóság tényleg ez. Ha megfelelően csoportosítjuk, szűrjük és ábrázoljuk az adatokat, akkor a végeredmény egy trendvonal, egy mutatószám lesz, vagy egy szín, vagy egy adat, ami már beszédes a vezető számára. Ennek illusztrálására szolgál a következő videó:

Excel-ből a Power BI-ba - Az adatáramlás folyamata

A Power BI-t a Microsoft cég fejlesztette, és így kiválóan beleillik az Excellel és az Access-szel megkezdett sorba. Tökéletesen együtt tud működni ezekkel a forrásokkal, bár most már egyre inkább valamilyen adatbázis, MSSQL, MySQL vagy Oracle adja az adatokat - természetesen az ezekhez történő kapcsolódás is egyszerűen megvalósítható. A Power BI mellett vannak más grafikus ábrázoló programok is, közöttük akár ingyenesek, ilyen például a Grafana. Ha a cég számára szűkös az erőforrás, vagy eleve nem Excel/MSSQL alapúak az adataik, akkor ez is egy járható irány.

Ahhoz, hogy valamit grafikusan ábrázoljunk, alapadatokra, adattáblákra van szükség. Ez jellemzően a következők valamelyike:

Excel
MSSQL
MySQL
Weboldal
CSV vagy TXT fájl

Az adatok ezekből a forrásokból kézi frissítéssel vagy automatikusan bekerülnek az adatfeldolgozó részbe: ez a Power Query program. Ez a rész a végfelhasználó, tehát a vezetőség számára láthatatlan. Ha nem szükséges az adatokat előzetesen feldolgozni, akkor azok ezen a rétegen csak "átfolynak", de ha a Power BI a grafikonok számára valamilyen transzformációt igényel, akkor a Power Query elvégzi ezeket az átalakításokat.

A folyamat vége felé a Power Query által feldolgozott adatokat a Power BI program kapja meg. Itt lesznek a nyers, táblázatszerű adatokból vizuális grafikonok, KPI-ok, térképek, színkódok. A vezetőség számára már ez a Power BI fájl is használható, hiszen csak meg kell nyitni, mint egy Word fájlt, és szinte ugyanazt az élményt adja, mint a folyamat végén lévő, weboldalra kitett grafikon-gyűjtemény.

power bi grafikon tablet telefon oktatás

Grafikon a weboldalon - Publikálás

A teljes élményt a Power BI webes megjelenése adja: a vezető akár egy tableten vagy a telefonján is meg tudja nézni a grafikonokat bármikor, bárhol, meeting közben, repülőtéren, otthon - anélkül, hogy bármilyen fájlt meg kellene nyitnia.

A Power BI lehetőséget ad arra, hogy az elkészült grafikont publikálják: ilyenkor a vizuális KPI-ok a webre kerülnek, és a megfelelő jogosultság birtokában megtekinthetők. A vezetők leggyakrabban ezzel a módszerrel találkoznak, hiszen ez a legkényelmesebb számukra. Fontos, hogy ez a funkció már fizetős, a Microsoft havi díjat számít fel ennek használata esetén.

A Power BI automatikus és dinamikus funkciói

power bi automatikus frissülés dinamikus szelekció

Talán eddig nem hangsúlyoztuk eléggé a Power BI két fő előnyét:
Automatikus: a háttéradatokat nem kell feltétlen kézzel betölteni a grafikus programba: sok adat a céges folyamatok során áll elő, és megoldható, hogy ezeket a Power BI automatikusan betöltse, így a megalkotott grafikonok önállóan, emberi közreműködés nélkül tudnak frissülni.

Dinamikus: a vezetőnek lehetősége van rá, hogy a számára előkészített grafikonokat, mutatószámokat az aktuális igénynek megfelelően szűrje, módosítsa: ha szükséges, egy éves áttekintést láthat, de ha egy konkrét hónap részletes adataira kíváncsi, akkor néhány kattintással eléri azt is. A cég egészét átlátja, de ha egy konkrét alosztály működésére vagy mutatóira akar fókuszálni, néhány kattintás - és azokat az adatokat látja.

Ebben az a nagyszerű, hogy a másfajta, részletesebb bontáshoz nincs szükség arra, hogy a vezető a beosztottait megkérje, készítsék el a kimutatást további szempontok szerint is - önmaga megteheti a számítógépe vagy a tablete segítségével!

power bi sample project adventure database

Megvalósult Power BI mintaprojektek

Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül bemutatunk néhány területet és megoldást, hogy mi mindenre lehet használni a Power BI grafikon- és dashboard készítését: